I PROGETTI EUROPEI
Un progetto europeo è innanzitutto un modo per contribuire in maniera efficace, concreta e sostenibile al raggiungimento degli obiettivi dell’Unione Europea, sviluppando attività di ricerca, iniziative pilota, campagne comunicative e di disseminazione, strumenti di replicazione e network transnazionali.
L’Unione, infatti, finanzia attività promosse da organizzazioni europee sia publiche che private sia profit che no profit con il preciso scopo di rafforzare l’implementazione delle proprie politiche. Per questo, conoscere gli obiettivi che l’Europa si è data e comprenderne le strategie e le linee guida è una premessa fondamentale per costruire una proposta vincente capace di ottenere una valutazione positiva: significa che per ottenere un finanziamento europeo la prima domanda da porsi è se, come e quanto la propria proposta contribuisca al raggiungimento delle priorità elaborate dall’Unione.
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Digivis interviene lungo tutta la filiera della progettazione
L’Unione, infatti, finanzia attività promosse da organizzazioni europee sia pubbliche che private sia profit che no profit con il preciso scopo di rafforzare l’implementazione delle proprie politiche. Per questo, conoscere gli obiettivi che l’Europa si è data e comprenderne le strategie e le linee guida è una premessa fondamentale per costruire una proposta vincente capace di ottenere una valutazione positiva: significa che per ottenere un finanziamento europeo la prima domanda da porsi è se, come e quanto la propria proposta contribuisca al raggiungimento delle priorità elaborate dall’Unione.
Identificazione delle opportunità
Monitoring dei siti web ufficiali dell'UE e della Commissione europea per cercare le opportunità di finanziamento e le gare d'appalto. Alcuni dei principali portali da consultare sono il portale Funding & Tenders dell'UE e il TED (Tenders Electronic Daily) per le gare d'appalto.
Analisi delle linee guida delle call
disamina dei regolamenti con i requisiti per la partecipazione al finanziamento o alla gara d'appalto specifici. Queste informazioni sono disponibili nei documenti di presentazione o negli avvisi pubblicati sui siti web dell'unione.
Verifica dei criteri di ammissibilità
Controllo dei criteri di ammissibilità per determinare i requisiti richiesti per partecipare. Questi criteri possono riguardare fattori come la natura dell'organizzazione, la sede, l'esperienza precedente o altri requisiti specifici.
Individuazione dei potenziali partner europei
Nel caso dei programmi di finanziamento spesso è obbligatorio costruire progetti con almeno tre partner di tre diversi paesi. Ma in generale anche laddove la transnazionalità non è un requisito essenziale, la creazione di partenariato europeo può migliorare le prospettive di successo nella presentazione dei progetti all'UE
Sviluppo dei contatti con i partner europei
Realizzazione di una comunicazione efficace, per la condivisione delle responsabilità e una gestione adeguata delle attività. È consigliabile stabilire, prima della presentazione della proposta all'Ue, accordi chiari tra i partner per definire gli obiettivi comuni, le responsabilità, il coordinamento delle attività e la divisione delle risorse.
Presentazione della proposta o una candidatura
Se si soddisfano i criteri di ammissibilità, si può procedere alla presentazione di una proposta o di una candidatura seguendo le istruzioni specificate nei documenti di presentazione e tenendo conto dei meccanismi di valutazione. Nella stesura progettuale si dovrà evidenziare come il progetto è in linea con gli obiettivi della call e le specifiche policy europee.
Budgeting delle proposte
Le proposte devono essere coerenti e sostenibili finanziariamente e con un piano di costi ben definito per ogni linea di attività rispettando i limiti di budget e tipologia di spese ammissibili indicati negli avvisi
Valutazione e selezione
Le proposte o le candidature presentate saranno costruite in ragione anche dei meccanismi di valutazione secondo i criteri specifici indicati nei documenti di presentazione. Il processo di valutazione può comprendere valutazioni tecniche sulla coerenza con le politiche europee, sulla sostenibilità e adeguatezza finanziarie e di operatività.
Negoziazione e contratto
Nel caso in cui la proposta o candidatura venga selezionata, potrebbe essere necessaria una fase di negoziazione per definire i dettagli finanziari e contrattuali. Una volta raggiunto un accordo, verrà firmato un contratto o un accordo di finanziamento (Grant Agreement) per stabilire i termini e le condizioni.
Gestione progettuale
Richiede un approccio sistemico, una buona pianificazione e una collaborazione efficace tra i partner. È inoltre importante seguire le regole e i requisiti specifici del programma di finanziamento dell’UE a cui si partecipa, nonché le linee guida fornite dalla Commissione europea o dalle autorità competenti.
Di seguito sono elencate alcune fasi chiave per la gestione di un progetto europeo che devono essere già esplicitate nel progetto che si presenta all’Unione:
Pianificazione
Definire chiaramente gli obiettivi del progetto, i risultati attesi, le attività da svolgere, le scadenze e le risorse necessarie. Elaborare un piano di progetto dettagliato che includa una suddivisione delle attività, una pianificazione del tempo e una stima dei costi.
Formazione del partenariato
Identificare e coinvolgere i partner appropriati che apportino competenze complementari al progetto. Stabilire accordi e definire i ruoli e le responsabilità dei partner nel consorzio.
Coordinamento delle attività
Assegnare le responsabilità per le attività specifiche a ciascun partner e assicurarsi che ci sia un coordinamento efficace tra di loro. Monitorare l'avanzamento delle attività, affrontare eventuali problemi e garantire il rispetto delle scadenze.
Gestione finanziaria
Definire un sistema di gestione finanziaria per monitorare e controllare il budget del progetto. Tenere traccia delle spese, preparare report finanziari regolari e assicurarsi che i fondi siano utilizzati in conformità con le regole di finanziamento.
Comunicazione e reporting
Mantenere una comunicazione regolare e aperta tra i partner e con le parti interessate. Pianificare incontri periodici, utilizzare strumenti di comunicazione online e condividere informazioni e documenti rilevanti. Preparare report di progresso regolari per documentare l'avanzamento del progetto.
Gestione dei rischi
Identificare e valutare i potenziali rischi che potrebbero influire sul successo del progetto. Sviluppare strategie di mitigazione dei rischi e pianificare azioni correttive nel caso in cui si verifichino problemi.
Monitoraggio e valutazione
Monitorare regolarmente l'avanzamento del progetto rispetto agli obiettivi stabiliti. Raccogliere dati e informazioni pertinenti per valutare l'impatto del progetto e apportare eventuali modifiche o miglioramenti necessari.
Valorizzazione dei risultati
Promuovere i risultati del progetto e diffondere le buone pratiche attraverso conferenze, workshop, pubblicazioni e altre attività di disseminazione. Assicurarsi che i risultati del progetto siano accessibili e utilizzabili dalla comunità interessata.
Chiusura del progetto
Preparare una valutazione finale del progetto e un rapporto conclusivo. Effettuare una valutazione delle lezioni apprese e documentare le buone pratiche per progetti futuri.
La Comunicazione e disseminazione dei risultati di un progetto europeo
La comunicazione e la disseminazione dei risultati di un progetto europeo sono fondamentali per massimizzare l’impatto del progetto e condividere le conoscenze acquisite con il pubblico interessato.
Ecco alcuni passaggi chiave per la comunicazione e la disseminazione dei risultati di un progetto europeo:
Ecco alcuni passaggi chiave per la comunicazione e la disseminazione dei risultati di un progetto europeo:
Pianificazione della comunicazione
Definire una strategia di comunicazione fin dall'inizio del progetto. Identificare il pubblico target e i canali di comunicazione appropriati per raggiungerlo. Stabilire obiettivi di comunicazione chiari e pianificare le attività di comunicazione in linea con il calendario del progetto.
Materiale di comunicazione
Sviluppare materiale di comunicazione di alta qualità che presenti in modo chiaro e coinvolgente i risultati del progetto. Ciò può includere brochure, presentazioni, rapporti, video, infografiche o altri strumenti visivi.
Sito web del progetto
Creare un sito web dedicato al progetto per fornire informazioni complete sul progetto, i suoi obiettivi, le attività e i risultati. Il sito web può includere anche una sezione per i download dei documenti del progetto, la pubblicazione di aggiornamenti e notizie, nonché contatti per ulteriori informazioni.
Disseminazione online
Utilizzare i canali di comunicazione online, come i social media, i blog, i forum o i webinar, per diffondere i risultati del progetto e coinvolgere il pubblico. Creare contenuti coinvolgenti e condivisibili per aumentare la visibilità e la diffusione del progetto.
Partecipazione a eventi
Partecipare a conferenze, workshop e altri eventi pertinenti per presentare i risultati del progetto, condividere le esperienze e creare reti con altri professionisti del settore. Organizzare anche eventi di disseminazione specifici per il progetto, come seminari o conferenze, per coinvolgere un pubblico più ampio.
Coinvolgimento degli stakeholder
Coinvolgere attivamente gli stakeholder pertinenti nel progetto e nella comunicazione dei risultati. Comunicare con le parti interessate chiave, come policy maker, organizzazioni
del settore o il pubblico interessato, per condividere i risultati e stimolare il dibattito e la collaborazione.
Pubblicazioni scientifiche
Se il progetto ha prodotto risultati di ricerca o di studio, considerare la pubblicazione degli stessi in riviste scientifiche o accademici per diffondere la conoscenza a livello accademico e professionale.
Monitoraggio e valutazione dell'impatto
Monitorare e valutare l'impatto della comunicazione e della disseminazione dei risultati del progetto. Misurare la portata, la visibilità e l'efficacia delle attività di comunicazione per identificare punti di forza e aree di miglioramento.
È importante adattare le attività di comunicazione e disseminazione alle specificità del progetto, al pubblico target e alle norme e linee guida del programma di finanziamento dell'UE a cui si partecipa. La comunicazione e la disseminazione dei risultati dovrebbero essere considerate come un processo continuo che inizia fin dall'inizio del progetto e continua anche dopo la sua conclusione.
Rendicontazione
La rendicontazione di un progetto europeo è il processo di documentazione e presentazione dei risultati, delle attività svolte e delle spese sostenute durante l’implementazione del progetto. Una rendicontazione accurata e completa è fondamentale per dimostrare la corretta gestione dei fondi dell’Unione Europea (UE) e garantire la trasparenza nell’utilizzo dei finanziamenti.
Di seguito sono elencati alcuni punti chiave per la rendicontazione di un progetto europeo:
Monitoraggio e registrazione delle attività
Mantenere un sistema di monitoraggio accurato delle attività svolte nel progetto. Registrare i progressi, le sfide affrontate, i risultati raggiunti e le decisioni prese durante il percorso del progetto. Questa documentazione costituirà una base solida per la rendicontazione finale.
Gestione finanziaria
Tenere traccia di tutte le spese sostenute durante l'implementazione del progetto. Mantenere un sistema di gestione contabile accurato, inclusi registri delle entrate e delle uscite. Mantenere le fatture, ricevute e altri documenti di supporto. Assicurarsi di seguire le procedure e le linee guida del programma di finanziamento dell'UE in materia di gestione finanziaria rispetto all'indicazione dell'oggetto delle spese che deve essere sempre riferito al progetto.
Rendicontazione regolare
Preparare report finanziari e di progresso regolari, come richiesto dalle norme del programma di finanziamento dell'UE. Questi report dovrebbero evidenziare i risultati raggiunti, le attività svolte, i problemi incontrati e le azioni correttive adottate. Utilizzare formati e modelli specifici forniti dal programma di finanziamento, se applicabile.
Verifica e certificazione
Alcuni progetti europei richiedono una verifica indipendente o una certificazione delle spese, in genere quando i volumi finanziati sono più alti. Assicurarsi di comprendere i requisiti specifici del programma di finanziamento dell'UE a cui si partecipa e di seguire le procedure richieste per la verifica e la certificazione delle spese.
Documentazione di supporto
Mantenere una documentazione di supporto completa per tutte le spese sostenute nel progetto. Ciò include fatture, contratti, ricevute, time sheet, registrazioni di pagamenti e qualsiasi altra documentazione rilevante che dimostri l'avvenuta transazione finanziaria. Per i dipendenti oltre le buste paga sono spesso richiesti i Time Sheet.
Audit e controllo
Essere pronti ad affrontare audit e controlli richiesti dal programma di finanziamento dell'UE. Mantenere la documentazione e le informazioni necessarie per rispondere a eventuali richieste di verifica o audit da parte dell'autorità competente.
La rendicontazione di un progetto europeo può richiedere tempo e attenzione ai dettagli, ma è essenziale per dimostrare la gestione corretta dei fondi dell'UE e garantire la fiducia e la trasparenza nel processo di implementazione del progetto.
del settore o il pubblico interessato, per condividere i risultati e stimolare il dibattito e la collaborazione.